Vogliamo dare al nuovo regolamento di contabilità delle scuole (D.I. 129/2018) una lettura dinamica con lo scopo di indirizzare gli organi individuali (il Dirigente e il Direttore) e quelli collegiali (la Giunta ed il Consiglio) ad un positivo rapporto con alunni e famiglie, alla semplificazione burocratica e alla valorizzazione dell’autonomia, nonché verso una proficua relazione con gli operatori economici del territorio, per dare un contributo - magari modesto - all’economia locale. In altri termini, consigli e suggerimenti per lavorare meglio.

Gli strumenti adatti allo scopo dichiarato, che il regolamento ci offre, sono:

• la richiesta, l’utilizzo e la rendicontazione dei contributi volontari delle famiglie (contributi a valenza generale o a destinazione specifica);
• i pagamenti con carta di credito;
• il fondo economale;
• gli affidamenti diretti per l’acquisto di beni e servizi, nonché per l’esecuzione di lavori.

Un uso programmato, complementare ed oculato degli strumenti descritti limita e riduce i lacci della burocrazia, velocizza i tempi di acquisizione ed esecuzione, ma soprattutto pone la scuola in positiva ed apprezzata relazione con gli utenti, il territorio e la popolazione, che sono fonte diretta di legittimazione della sua funzione istituzionale. Una popolazione consistente in un territorio economicamente sviluppato, socialmente e culturalmente evoluto fornisce l’utenza che la scuola accoglie e verso la quale ha il dovere di fornire un servizio qualificato che genera un circuito virtuoso di causa ed effetti. Ad un tempo una scuola collocata in realtà periferiche e parzialmente sviluppate può costituire un centro di aggregazione che fa da propulsore ad un possibile riscatto di quelle realtà.

Le situazioni positive non restano tali per forza inerziale, così come quelle difficili non sono condannate alla marginalità. Bisogna continuativamente operare per mantenere buoni livelli di qualità e per uscire dalle condizioni di difficoltà.

Un buon piano dell’offerta formativa (ora triennale) - che sa cogliere le potenzialità e criticità di contesto, così come i bisogni formativi presenti che chiedono e attendono risposte - può condurre le istituzioni e gli operatori economici, sociali e culturali e le famiglie degli alunni a fornire contributi materiali e immateriali che aiutano la singola scuola a svolgere bene la sua funzione, sia sul versante degli obblighi curricolari che su quello dell’ampliamento dell’offerta formativa.

I contributi che vanno oltre gli obblighi istituzionali dello Stato, che saranno sempre al di sotto del necessario - seppure in parte aumentati e razionalmente erogati negli ultimi anni - sono benedetti e fanno la differenza. Quando li chiede e li riceve la scuola ha l’obbligo morale, prima che giuridico, di programmarne l’uso, farne una gestione appropriata e renderne conto al termine delle attività realizzate, con la massima trasparenza possibile. Per fare il rendiconto dell’uso di contributi rilevanti non è sufficiente procedere solo con gli obblighi temporalmente definiti dal regolamento ma è buona pratica provvedere con immediatezza, dando conto dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi prefissati. Un modo di procedere, questo, agli antipodi del formalismo burocratico.

L’utilizzazione della carta di credito (il Dirigente) e del fondo economale (il Direttore) velocizzano gli acquisti e i pagamenti e fanno “saltare” molti passaggi burocratici: non più determine, impegni e liquidazioni, niente fatture elettroniche, split payment, cig e quant’altro. Inoltre, carta e contanti rendono agevole individuare operatori economici presenti sul territorio dai quali acquistare forniture rispondenti - per caratteristiche, qualità e costi - alle esigenze delle scuole.

Gli unici vincoli da rispettare sono:

• il limite dell’assegnazione, la copertura della spesa e la sua convenienza, per la carta di credito;
• la consistenza massima e l’importo massimo di ogni spesa per il fondo economale. Sull’importo massimo di ogni singola spesa, cui corrisponde una transazione tra fornitore e pagatore, va rispettata la specifica disciplina in materia di antiriciclaggio e utilizzo del contante: una singola transazione in contante, al momento, non può superare l’importo massimo di € 2.999,99. Affinché gli acquisti e i pagamenti con carta e contante abbiano un significato economico di reale concretezza siamo dell’opinione che il Consiglio di Istituto debba deliberare nei seguenti termini:
• il limite dell’assegnazione per l’utilizzo della carta di credito almeno ad € 10.000,00;
• la consistenza massima del fondo economale almeno ad € 5.000,00 e l’importo massimo di ogni singola spesa tra i 250,00 e 500,00 euro. Si suggerisce, stante la quantità della somma ipotizzata, di procedere con anticipazioni parziali che possono essere nel tempo ripetute fino a raggiungere la consistenza massima stabilita; consistenza che, peraltro, può essere oggetto di variazione in aumento deliberata dal Consiglio su proposta del Dirigente.

Gli affidamenti diretti consentono - con qualche gravame in più rispetto all’uso della carta di credito e del fondo economale - di agire con speditezza individuando direttamente il soggetto economico cui aggiudicare la fornitura di beni e servizi, nonché l’esecuzione di lavori.

Superando la “malcelata sfiducia” della norma regolamentare sull’esercizio di funzioni dirigenziali, che fissa ad € 10.000,00 il limite per procedere ad affidamenti diretti, il Consiglio di Istituto non dovrebbe avere difficoltà alcuna a fissare questo limite alla soglia massima consentita dalla legge, ovvero ad € 39.999,99, in ossequio ai criteri di speditezza e semplificazione dell’azione amministrativa. D’altronde una specifica norma regolamentare obbliga il dirigente ad aggiornare semestralmente il Consiglio sull’attività negoziale svolta, mettendo a disposizione i contratti e le convenzioni concluse.

In conclusione vogliamo ricordare che vi è anche un altro strumento che può aiutare le scuole a ben agire nelle proprie attività - oltre quelli già indicati e brevemente trattati - ed è quello della delega che il dirigente può usare, sia con riferimento all’utilizzo della carta di credito che per singole attività negoziali.

Possono essere autorizzati all’uso della carta di credito il Direttore SGA o i docenti. Possono essere delegati allo svolgimento di singole attività negoziali il Direttore SGA o uno dei docenti collaboratori del dirigente.

Per avvalersi delle facoltà di autorizzazione e delega sopra descritte il Dirigente deve emanare in via preventiva un provvedimento specifico che autorizza e delega, delimitando gli ambiti e lo spazio temporale di esercizio delle rispettive funzioni ai soggetti individuati che sono solo quelli espressamente individuati dalla norma: il DSGA e i docenti e non altri.

Per effetto dell’autorizzazione e della delega, l’autorizzato e il delegato si trovano, nell’esercizio del potere trasferito, nella stessa posizione del delegante e danno seguito al potere trasferito direttamente assumendone le conseguenti responsabilità.

Nelle considerazioni, riflessioni e proposte contenute nel presente documento, la convinzione di aver fornito un contributo utile su taluni aspetti dell’attività contabile – complessa e impegnativa – che le scuole e i relativi organi sono tenute a svolgere.

Lì, 11.12.2018

IL PRESIDENTE

Giorgio Germani