La nuova scuola digitale risponde a un nuovo paradigma che si basa sui valori della semplificazione amministrativa, della trasparenza, della qualità dei servizi in rete e della riduzione dei costi dell'azione amministrativa. Tutti elementi che sono già codificati ma che non hanno trovato una realizzazione operativa non hanno tracciato un percorso da seguire; lungo questo percorso possiamo trovare due processi fondamentali: 

-          quello di riorganizzazione, di assessment organizzativo e procedurale;

-          quello della digitalizzazione.

Le regole ci sono, le norme sono pure troppe, ci sono le tecnologie. Quindi è un problema di cultura amministrativa è un problema di organizzazione, in particolare non possiamo ancora una volta pensare che acquistando tecnologie hardware e software queste possano, da sole, portare verso un’amministrazione digitale.

Se non si pianifica il cambiamento e non si riorganizzano gli uffici di segreteria, i flussi documentali, la semplificazione delle attività, in poche parole la riorganizzazione dell'Istituto, diventa difficile avviare processi sensati e validi di digitalizzazione della scuola. Ci troveremo in una commistione tra analogico e digitale, un archivio cartaceo ed uno digitale con un conseguente appesantimento delle procedure amministrative.

Il Decreto Semplificazioni spinge le Amministrazioni a compiere il grande passo verso il digitale, da un lato obbligandole ad utilizzare le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per gestire l’intero ciclo di vita del documento informatico esclusivamente e nativamente digitale, dall’altro obbliga gli organi a prendere delle decisioni strategiche sulla transizione verso un’amministrazione digitale.

L’articolo 15 del codice dell'amministrazione digitale stabilisce che prima è necessario semplificare le attività amministrative, poi digitalizzare le stesse attività;

normalmente avviene il contrario e quindi c'è un problema anche di legittimità amministrativa.  Dovremmo prima rivedere i procedimenti, per applicare al meglio i nuovi strumenti messi a disposizione dal CAD; sbagliamo se cerchiamo di utilizzare strumenti digitali con una logica diversa rispetto alla loro specifica funzione.

La semplificazione è uno degli elementi cardine di qualsiasi organizzazione privata o pubblica, perché la semplificazione permette di fare una continua analisi dell'organizzazione stessa, dei processi e delle procedure; permette di cambiare, permette di modificare i comportamenti, di snellire i procedimenti, permette di migliorare la qualità dei servizi.

Se si fa il contrario anziché avviare un processo di digitalizzazione si rischia di avviare un ennesimo processo di automazione, cioè si comprano degli applicativi sul mercato li si applicano alle attività senza riprogettare e re-ingegnerizzare l'organizzazione, senza pensare ai processi, senza semplificare, senza porsi il problema se la nostra organizzazione sia adeguata o meno a un processo di estremo cambiamento come quello della trasformazione digitale.

Al comma 2 sempre dell’art. 15 viene indicato un altro criterio molto semplice, elementare. Che cosa semplificare? Sostanzialmente tutto, procedimenti processi, procedure, documenti, tempi, modulistica eccetera.

Cosa significa essere una Amministrazione digitale?

- significa essere un'amministrazione intanto semplificata,

- che opera in modalità tecnologicamente avanzata;

- che eroga servizi di qualità in rete;

Entro il 28 febbraio 2021 è previsto che la fruibilità di tutti i servizi digitali avvenga esclusivamente tramite l’identità digitale SPID o la carta d’identità elettronica. Sempre entro la stessa data, le amministrazioni pubbliche devono avviare un vero processo di trasformazione, per consentire che i servizi digitali siano fruibili dal telefono attraverso l’applicazione “IO”, il canale unico di accesso a tutti i servizi della Pubblica Amministrazione.

“IO” come strumento di autocertificazione e presentazione istanze, SPID come strumento di firma ed accesso ai servizi, il domicilio digitale per i professionisti anche non iscritti ad albi, la semplificazione e il rafforzamento del domicilio digitale per i cittadini, tutte misure che favoriscono la diffusione di servizi pubblici in rete, il miglioramento dell’efficienza, l’abbattimento di numerosi costi per la Pubblica Amministrazione e l'effettivo esercizio del diritto all'uso delle tecnologie digitali.

E’ evidente che una scuola digitale si basa su quel concetto ampio che è stato proposto dall’ articolo 1 della legge 124 del 2015, sul concetto di cittadinanza digitale, concetto che non riguarda semplicemente solo l’utilizzo dell’identità digitale ma una cittadinanza digitale come nuova dimensione, nella quale il cittadino può esercitare nuovi diritti, i cosiddetti diritti digitali.

Se vogliamo andare verso un processo di digitalizzazione vero, tutto va progettato e pianificato coinvolgendo il personale interessato. Sicuramente esistono standard di riferimento tecnologici ma non esistono standard organizzativi, se non di carattere molto generale. Il processo di digitalizzazione va declinato comunque nell'ambito del contesto amministrativo, nell'ambito del contesto di riferimento della singola scuola che vuole transitare dall’analogico al digitale.

Un aspetto spesso trascurato è quello dei contenuti dei siti web istituzionali che tendenzialmente sono formati da dati e informazioni che dovrebbero garantire e facilitare l’accesso e la fruibilità da parte degli stakeholders.

Chi cura il sito istituzionale dovrebbe quindi focalizzarsi sulla qualità dei dati, dei contenuti e chiedersi più spesso: “Che cosa serve al cittadino?”.

Il sito è fatto per parlare con il cittadino, per interloquire con il cittadino, per dare comunicazioni, per fornire un servizio, per garantire il diritto di accesso ai dati e il diritto di presentare istanze in modalità nativamente digitale. Se i siti non sono progettati per rispettare questi criteri - dettati dell'articolo 53 del codice dell'amministrazione digitale – oltre a non aver rispettato la norma, non ci siamo messi al servizio dei cittadini.

L’articolo 53 del CAD fornisce alcuni requisiti da perseguire:

- l’informazione deve essere completa;

- il dato deve essere aggiornato, leggibile ed accessibile;

- dati aggiornati, facilmente accessibili che evolvono nel tempo a dati aperti;

Dobbiamo considerare un duplice aspetto della trasformazione digitale, in quanto

sicuramente un’amministrazione digitale per definizione è un'amministrazione aperta, quindi trasparente in quanto la digitalizzazione permette di usare procedure tracciabili, verificabili e quindi permette di conoscere realmente l'operato dell'amministrazione.

Un altro aspetto è legato al valore legale dell’attività amministrativa. Un’amministrazione digitale usa tecnologie dell'informazione e della comunicazione, è nativamente digitale e forma, produce e conserva i documenti solo esclusivamente in modalità digitale con pieno valore legale ed efficacia probatoria degli stessi.

Chi ha il compito di avviare il cambiamento?

Gli organi di governo devono operare ai sensi dell’articolo 12 comma 1 del CAD. Quindi il consiglio di istituto deve guidare e coordinare il processo di trasformazione. Il Dirigente Scolastico deve occuparsi di rendere effettivo questo indirizzo ricevuto dell’organo politico sulla base di un progetto esecutivo.

Questo cambiamento “epocale” deve consentire la transizione verso il digitale.

E’ un cambiamento forte, che coinvolge tutta la comunità scolastica, passando verso un nuovo modello di organizzazione, verso un nuovo modello di relazioni con i cittadini, con le famiglie e con i dipendenti.

E’ una decisione radicale che deve coinvolgere il vertice politico istituzionale che dovrebbe approvare delle linee strategiche di indirizzo e di coordinamento per facilitare l’azione operativa della dirigenza. Una dirigenza che è responsabile di tale transizione e dei conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità.

lì, 03/09/2020

Mario Grimaldi – componente della Consulta degli Ass.ti Amm.vi ANQUAP