Con lo sviluppo delle tecnologie digitali e il crescente livello di informatizzazione della Pubblica Amministrazione, si è fatta strada la consapevolezza del valore dell’informazione del settore pubblico in termini di partecipazione, trasparenza e economicità.
Lo scenario di questi tre elementi nella PA, dove a pieno titolo entra anche la scuola (comma 2 dell'art. 1 del D. Lgs. 30 Marzo 2001, n. 165), è completamente cambiato grazie allo strumento della pubblicazione on line. L’argomento ha indotto il Consiglio dei Ministri ad approvare (15.2.2013) uno schema di Decreto legislativo recante il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, a norma del comma 35, art. 1, della legge n. 190/2012.
Così, come è accaduto in tutte le pubbliche amministrazioni, il più ampio uso dell’informazione ha costretto le Scuole a prestare particolare attenzione alla questione della partecipazione e alla messa a disposizione dei dati che potrebbero essere riutilizzarli liberamente e in contesti diversi rispetto a quelli nei quali essi sono stati raccolti.
Ancora una volta, si è fatta strada la diatriba tra “trasparenza e privacy”. Infatti la realizzazione della “trasparenza pubblica” non è la semplice pubblicazione sui siti web istituzionali ma integra una “finalità di rilevante interesse pubblico” .
Sul piano applicativo, le singole amministrazioni dovranno individuare e aggiornare i propri regolamenti interni, adottati ai sensi del Codice Privacy, circa i tipi di dati sensibili e giudiziari e di operazioni eseguibili per il trattamento dei dati effettuati per tale finalità.
Ai fini dell’accesso telematico e riutilizzo del dati delle pubbliche amministrazioni si ritiene opportuno richiamare alla mente l’articolo 9, del Decreto Legge n. 179/2012, convertito con modificazioni con Ia legge 17 dicembre 2012, n. 221, che ha riscritto l’articolo 52, del decreto Legislativo 7 marzo 2005, recante Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Dal 19 marzo 2013 (90 giorni dall’entrata in vigore della suddetta legge) “i dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano con qualsiasi modalità, senza l’espressa adozione di una licenza di cui all’art. 2, comma 1, lettera h) del decreto legislativo 24 gennaio 2006 n. 36, si intendono rilasciati come dati di tipo aperto”.
COSA SI INTENDE PER FORMATO DEI DATI DI TIPO APERTO
Un formato è definito “aperto” quando è conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibile a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato.
Per formati di dati aperti si devono intendere quei formati che permettono il più largo riutilizzo anche a fini statistici e la ridistribuzione, senza ulteriori restrizioni d'uso, di riuso o di diffusione diverse dall'obbligo di citare la fonte e di rispettarne l'integrità. A titolo di esempio sono formati aperti: ODF e PDF (non proprietari ed aperti) e RTF (proprietario Microsoft, ma aperto).
La disponibilità delle specifiche del formato rende sempre possibile la decodifica dei documenti rappresentati in conformità con dette specifiche, anche in assenza di prodotti che effettuino tale operazione automaticamente.
I documenti informatici devono possedere quelle caratteristiche che li rendono coerenti con quelle regole tecniche che devono poter garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, in base alla normativa vigente.
Ai fini della formazione, gestione e conservazione, l’istituzione scolastica è necessitata a scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita. Si capisce così come la scelta del formato “aperto” trova la sua genesi nelle specifiche pubbliche dello stesso di cui si è fatto cenno.
Tuttavia, altri elementi di cui le istituzioni scolastiche dovranno tener conto valutando un formato sono : la sicurezza (grado di modificabilità del contenuto), la portabilità (facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse), la funzionalità (possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti informatici; il supporto allo sviluppo (modalità con cui si mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo del formato) e la diffusione (l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione dei documenti informatici).
ACCORGIMENTI TECNICI
La messa a disposizione on line di atti e documenti amministrativi (dati personali, o obblighi di pubblicazione aventi effetto di pubblicità legale compreso l'albo pretorio on line), rende necessario non solo individuare il tipo di formato, ma anche di adottare idonei accorgimenti volti ad assicurare:
1) forme corrette e proporzionate di conoscibilità di tali informazioni impedendo la loro indiscriminata e incondizionata reperibilità in Internet;
2) il rispetto dei principi di qualità ed esattezza dei dati con la relativa delimitazione della durata della loro disponibilità on line.
Si deve sempre tener conto del pericolo oggettivo costituito dai “motori di ricerca” che spesso decontestualizzano il dato estrapolandolo dal sito in cui è contenuto. Il rischio in buona sostanza consiste nella trasformazione di un dato in una parte -non controllata e non controllabile.
In linea generale, poi, per garantire la conoscibilità dei dati senza che essi vengano estrapolati dal contesto nei quali sono inseriti, l’Autorità Garante (provvedimento n. 49 del 7 febbraio 2013) raccomanda l’utilizzo di motori di ricerca interna al sito della PA per reperire i documenti pubblicati, non consentendo l’indicizzazione e la facile rintracciabilità degli stessi attraverso i comuni motori di ricerca generalisti.
E’ da preferirsi infatti la funzionalità di ricerca interna ai siti in quanto assicura accessi maggiormente selettivi e coerenti con le finalità di volta in volta sottese alla pubblicazione, garantendo nel contempo la conoscibilità sui siti istituzionali delle informazioni che si intendono mettere a disposizione del pubblico.
A tale riguardo le scuole hanno la possibilità di pubblicare le informazioni e i dati nell'apposita sezione del sito istituzionale denominata "Trasparenza, valutazione e merito" di cui si prevede, per facilitarne l'accesso e la consultazione, la raggiungibilità da un link posto nella pagina iniziale del sito stesso (homepage).
Al fine di limitare ai motori di ricerca la diretta reperibilità on line di dati, è possibile utilizzare, inoltre, regole di accesso convenzionali concordate nella comunità Internet che, tuttavia, non pregiudicano l'utilizzo di strumenti idonei ad agevolare la reperibilità, all'interno del sito istituzionale dell'amministrazione, delle informazioni e dei documenti oggetto di divulgazione.
Per i tecnici del settore questo è possibile ottenerlo inserendo, ad esempio, metatag noindex e noarchive nelle intestazioni delle pagine web o attraverso la codifica di regole di esclusione all'interno di uno specifico file di testo (il file robots.txt) posto sul server che ospita il sito web configurato grazie a uno standard che prende il nome di Robots Exclusion Protocol .
Particolari cautele devono anche essere adottate per ostacolare operazioni di duplicazione massiva dei file contenenti dati personali. Le scuole a tale riguardo possono utilizzare software o programmi automatici come firewall di rete in grado di riconoscere accessi che risultino anomali per numero rapportato all'intervallo di tempo di riferimento. Si possono usare anche opportuni filtri applicativi che, a fronte delle citate anomalie, siano in grado di rallentare l'attività dell'utente e di mettere in atto adeguate contromisure.
Gli accorgimenti che si intende utilizzare devono comunque essere conformi ai principi di fruibilità, di usabilità e di accessibilità dei siti istituzionali delle pubbliche amministrazioni.
La pubblicazione on line deve garantire, in qualsiasi momento, autorevolezza e autenticità del documento pubblicato insieme alla conformità all’originale. Gli accorgimenti tecnologici ed informatici devono mirare alla preservazione del grado di giuridicità dell’atto che consiste nella non degradazione dei valori giuridici e probatori degli atti pubblicati sul sito web, oltre che l’ inalterabilità del documento pubblicato. .
ACCORGIMENTI DI VALUTAZIONE
La scuola prima di intraprendere un'attività che comporta una diffusione di dati personali, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale della scuola, ha l’obbligo di valutare:
1) se la finalità di trasparenza e di comunicazione può essere perseguita senza la divulgazione dei dati personali;
2) se ha l’opportunità di rendere pubblici atti e documenti con modalità che permettano di identificare gli interessati solo quando sarà necessario.
Ad esempio di fronte ad un atto o ad un documento che la legge ci impone di pubblicare deve essere rimessa a cura della scuola la valutazione di individuare quei dati personali da oscurare o comunque da espungere.
STRUTTURA DEI SITI ISTITUZIONALI
La trasparenza ci chiama sul terreno dell’innovazione istituzionale, organizzativa e tecnologica.
La sezione dei siti istituzionali volti alla trasparenza della pubblica amministrazione deve essere organizzata in sotto-sezioni, all’interno delle quali devono essere inseriti i documenti, le informazioni e i dati.
La sezione dedicata all’Amministrazione trasparente deve essere organizzata in modo che, cliccando sull’identificativo di una sotto-sezione, sia possibile accedere ai contenuti della sotto-sezione stessa.
Nell’ambito della sezione “Amministrazione trasparente” è tuttavia possibile pubblicare informazioni, documenti o dati che sono già resi pubblici in altre parti del sito attraverso un collegamento ipertestuale ai contenuti stessi, in modo da evitare duplicazione di informazioni all’interno del sito dell’amministrazione.
Il messaggio che deve passare è quello della “semplicità” con cui l’utente può accedere ai contenuti di interesse.
Ciccando sulla link dedicata all’Amministrazione trasparente si avrà la possibilità di entrare nelle sottosezioni che ricondurranno ad ulteriori sottosezioni di secondo livello che di seguito si sintetizzano:
1) Disposizioni generali (programmi per la trasparenza, atti generali, informazioni per l’utenza o i cittadini);
2) Organizzazione ( articolazione degli uffici, telefono, mail);
3) Consulenti e collaboratori;
4) Personale (Dirigente, Dsga, personale della scuola, dotazione organica, contrattazione);
5) Bandi di concorso;
6) Performance;
7) Attività e procedimenti (dati aggregati attività amministrativa, tipologia di procedimento, monitoraggio tempo di procedimento, dichiarazioni sostitutive e acquisizione d’ufficio dati);
8) Provvedimenti ( provvedimenti organi di indirizzo, provvedimenti dirigenziali);
9) Bilanci ( Programma Annuale, Consuntivo, attuazione al Programma Annuale);
10) Beni immobili e gestione patrimonio;
11) Controlli e rilievi sull’amministrazione;
12) Pagamenti (indicatori di tempestività di pagamento, IBAN);
13) Altri contenuti.
UNO SGUARDO SULL’AGENDA DIGITALE
In materia di trasparenza da parte delle Pubbliche Amministrazioni l’art. 18, del Decreto Legge 22 giugno 2012, n. 83 (cosiddetto "Decreto Sviluppo"), pubblicato in Gazzetta Ufficiale 26 giugno 2012, n. 147, convertito con modificazioni, dalla L. 7 agosto 2012, n. 134, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 187, del 11- 08-2012, pone a carico delle Amministrazioni una serie di importanti adempimenti in materia di pubblicità sulla rete internet. Non a caso l’articolo è intitolato “amministrazione aperta” proprio a sottolineare l’apertura alla trasparenza. E’ previsto, infatti, ai sensi del citato articolo 18 che: “La concessione delle sovvenzioni, contributi, sussidi ed ausili finanziari alle imprese e l'attribuzione dei corrispettivi e dei compensi a persone, professionisti, imprese ed enti privati e comunque di vantaggi economici di qualunque genere di cui all'articolo 12, della legge 7 agosto 1990, n. 241 ad enti pubblici e privati, sono soggetti alla pubblicità sulla rete internet, ai sensi del presente articolo e secondo il principio di accessibilità totale di cui all'articolo 11, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150”.
Lo stesso art. 18 impone alle PA i dati che obbligatoriamente bisogna riportare nel sito internet istituzionale:
1) il nome dell’impresa o altro soggetto beneficiario e i suoi dati fiscali;
2) l’importo;
3) la nomina o il titolo a base dell’attribuzione;
4) il responsabile del relativo procedimento amministrativo;
5) il link al progetto selezionato, al curriculum del soggetto incaricato, nonché al contratto e al capitolo della prestazione, fornitura o servizio.
Tutte queste informazioni che possono essere riportate in una tabella ( utilizzando ad es. un foglio excel) devono essere pubblicate nell’ambito della sezione “ Trasparenza, valutazione e merito”. Si richiama l’attenzione sul fatto che, a decorrere dal 1° gennaio 2013, la pubblicazione sul sito dell’amministrazione costituisce “condizione legale di efficacia del titolo legittimante delle concessioni ed attribuzioni di importo complessivo superiore a mille euro nel corso dell'anno solare previste dal comma 1 e la sua eventuale omissione o incompletezza e' rilevata d'ufficio dagli organi dirigenziali e di controllo, sotto la propria diretta responsabilità amministrativa, patrimoniale e contabile per l'indebita concessione o attribuzione del beneficio economico. La mancata, incompleta o ritardata pubblicazione è altresì rilevabile dal destinatario della prevista concessione o attribuzione e da chiunque altro abbia interesse, anche ai fini del risarcimento del danno da ritardo da parte dell'amministrazione” .
ALBO PRETORIO ON LINE
Come oramai noto, dal 1° gennaio 2013, gli obblighi di pubblicità legale possono essere assolti esclusivamente mediante la pubblicazione on line sul sito istituzionale della scuola.
La pubblicazione deve essere effettuata nel sito web della scuola raggiungibile dalla home page e indirizzata dall’etichetta “Pubblicità legale”.
Mentre la responsabilità del procedimento che ha generato l’atto è il Dirigente Scolastico o suo delegato, la responsabilità della pubblicazione ondine è del Responsabile del procedimento di pubblicazione appositamente designato.
Il Responsabile per la pubblicazione ha un ruolo importante non solo per la pubblicazione, ma anche per l’aggiornamento del Repertorio delle pubblicazioni contenente lo storico degli atti pubblicati. Bisogna tener conto che anche i documenti annullati devono rimanere conteggiati nel Repertorio delle pubblicazioni con la precipua indicazione di: “documento annullato”.
La pubblicazione on line di provvedimenti o atti amministrativi implica l’assunzione da parte dell’amministrazione di una garanzia di conformità delle informazioni, rispetto alle informazioni contenute nei provvedimenti originali cartacei, nonché il rispetto del Codice in materia di protezione dei dati personali.
Al fine di ottemperare alle prescrizioni di legge, l’amministrazione dovrà necessariamente attrezzarsi per assicurare l’integrità informatica dei sistemi utilizzati al fine, anche, di impedire qualsiasi alterazione dell’albo on line.
I documenti devono essere caricati in formato elettronico e devono essere pubblicati in un formato non modificabile da terzi per garantire l’immodificabilità degli atti.
Gli stessi documenti devono essere firmati con firma elettronica qualificata o firma digitale.
I documenti resi disponibili in formato non compatibile con l’accessibilità, oppure che abbiano contenuti non conformi ai requisiti tecnici di accessibilità, devono essere forniti di sommario e descrizione degli scopi dei documenti stessi in forma adatta ad essere fruita con le tecnologie compatibili con l’accessibilità e devono essere indicate in modo chiaro le modalità di accesso alle informazioni equivalenti a quelle presentate nei documenti digitali non accessibili. Tutti i documenti inseriti devono essere numerati in ordine cronologico, in base alla data e all’ora di inserimento nell’albo on line. Il numero progressivo,
univoco per anno, deve essere generato in automatico dal sistema e deve essere immodificabile.
La consultazione del documento deve riportare, chiari e ben visibili, i seguenti dati:
1) l’Ente che ha pubblicato l’atto;
2) la data di pubblicazione;
3) la data di scadenza;
4) l’oggetto;
5) la lista degli allegati.
L’albo online deve prevedere chiaramente dei meccanismi automatici per la pubblicazione la rimozione e l’archiviazione degli atti.
Insomma, bisogna prendere atto oramai che il mondo della scuola è entrato già a pieno titolo in una nuova dimensione, in cui la trasparenza non è solo il campo privilegiato della sua azione, ma è diventata paradossalmente l’ambiente in cui l’innovazione prospera e porta al cambiamento.
Nota del Presidente.
La corretta impostazione, il pregevole contenuto l’attualità dell’argomento rendono opportuna una pubblicazione in chiaro del contributo professionale della collega Agata Scarafilo.
L’argomento, per la sua portata innovativa e le conseguenti implicazioni sull’organizzazione e il lavoro delle Istituzioni Scolastiche (in particolare degli uffici di segreteria), è meritevole di ulteriori approfondimenti ed anche di specifiche attività formative.
