La privacy a scuola – Il Garante risponde alle domande più frequenti

In data 12 dicembre 2019 il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato una serie di faq sulle problematiche che più interessano le Istituzioni Scolastiche.

Vengono restituite, in totale, 15 risposte alle domande più frequenti. Si passa dall’informativa sul trattamento dei dati personali di studenti, genitori e personale dipendente (faq n° 1), che il garante indica come obbligatoria anche per le scuole, agli esiti degli scrutini o esami di stato per i quali il garante conferma che debbano essere pubblici (faq n° 5).

Per la pubblicazione degli esiti si parla ancora di “tabelloni”, sui quali si deve evitare di fornire informazioni riservate, sensibili o non pertinenti (condizioni di salute, riferimenti a “prove differenziate per gli studenti DSA, ecc.).

Non viene data risposta sulla possibilità di pubblicare gli esiti intermedi o finali sul sito web dell’istituzione scolastica nell’apposita sezione di pubblicità legale che ha rimpiazzato, oramai da anni, i vecchi albi cartacei.

Interessante è la faq n° 10 dove viene affrontata la problematica delle riprese video e fotografiche effettuate dai genitori durante le recite o i saggi finali. Il Garante afferma come tali azioni non violino la privacy personale in quanto i video o le fotografie sono raccolte per fini personali e destinate ad un ambito familiare amicale. Diverso è il caso di diffusione di tali immagini sui social media o su internet; in questo caso deve essere ottenuto il consenso da parte degli esercenti la potestà genitoriale.

Nelle faq successive il Garante spiega come sia possibile per gli studenti registrare le lezioni scolastiche per scopi personali e di studio. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione è necessario il preventivo consenso degli interessati (faq n° 11).

Per gli studenti con diagnosi DSA è prevista, invece, la possibilità dalla specifica normativa di settore (L. 170/2010) intesa come diritto di utilizzare strumenti di ausilio, di volta in volta previsti dalla scuola nei PDP, senza richiedere il consenso delle persone coinvolte nella registrazione (faq n° 12).

Nelle faq conclusive il Garante affronta le tematiche relative alla pubblicazione delle graduatorie dei supplenti che, ovviamente, si possono pubblicare senza le informazioni eccedenti (telefoni, indirizzi privati, ecc.).

E’ il caso di ricordare che il Garante, nelle sedute del 13/12/2018 e del 31/01/2019, è intervenuto comminando sanzioni di € 4.000,00 ciascuna anche nei confronti di istituzioni scolastiche proprio per mancanze che riguardano, principalmente, errori nelle fasi di pubblicazione delle graduatorie. E’ opportuno, quindi, verificare quantomeno le graduatorie pubblicate nei siti istituzionali della propria scuola.

Infine, per quanto riguarda l’installazione di sistemi di videosorveglianza all’interno degli istituti scolastici, va garantito il diritto alla riservatezza. E’ ammissibile, pertanto, l’utilizzo di tali sistemi in casi di stretta necessità, al fine di tutelare l’edificio e i beni scolastici da atti vandalici e circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate (ingresso, atrii, ecc.). La presenza di impianti di videosorveglianza va segnalata con apposita segnaletica e la loro attivazione deve avvenire solo a scuola chiusa.

Di seguito le faq pubblicate sul sito del Garante:

1) La scuola deve rendere l’informativa?

Sì. Tutte le scuole – sia quelle pubbliche, sia quelle private - hanno l’obbligo di far conoscere agli “interessati” (studenti, famiglie, professori, etc.) come vengono trattati i loro dati personali. Devono cioè rendere noto - attraverso un’adeguata informativa con le modalità ritenute più opportune, eventualmente anche online - quali dati raccolgono, come li utilizzano e a quale fine.

2) È possibile accedere ai propri dati personali detenuti dagli istituti scolastici?

Sì. Ogni persona ha diritto di conoscere se sono conservate informazioni che la riguardano, di farle rettificare se erronee o non aggiornate. Per esercitare questi diritti è possibile rivolgersi direttamente al “titolare del trattamento” (in genere l’istituto scolastico di riferimento). Se la scuola non risponde o il riscontro non è adeguato, è possibile rivolgersi al Garante o alla magistratura ordinaria.

3) È possibile accedere alla documentazione relativa ad alunni e studenti in possesso della scuola?

Sì. È possibile accedere agli atti e ai documenti amministrativi detenuti dalla scuola ai sensi dalla legge n. 241 del 1990 (artt. 22 ss.) 

4) In caso di delega per prelevare il proprio figlio a scuola, è necessario fornire copia della carta d’identità del delegante e del delegato?

Sulla base del principio generale di accountability, è facoltà delle istituzioni scolastiche regolare e modulare tale modalità, assicurando al tempo stesso le cautele necessarie a garantire l’identificabilità dei soggetti coinvolti e che i dati eventualmente raccolti siano protetti (da accessi abusivi, rischi di perdita o manomissione) con adeguate misure di sicurezza.

5) Gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici?

Sì. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di conoscibilità stabilito dal MIUR. Nel pubblicare i voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, l’istituto scolastico deve evitare, però, di fornire informazioni sulle condizioni di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti. Il riferimento alle “prove differenziate” sostenute, ad esempio, dagli studenti con disturbi specifici di apprendimento (DSA) non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente.

6) Le scuole possono trattare le categorie particolari di dati personali?

Le scuole possono trattare le categorie particolari di dati personali (es. dati sulle convinzioni religiose, dati sulla salute) solo se espressamente previsto da norme di legge o regolamentari. In ogni caso non possono essere diffusi i dati relativi alla salute: non è consentito, ad esempio, pubblicare online una circolare contenente i nomi degli studenti con disabilità oppure quegli degli alunni che seguono un regime alimentare differenziato per motivi di salute.

7) Nelle comunicazioni scuola-famiglia possono essere inseriti dati personali degli alunni?

No, nelle circolari, nelle delibere o in altre comunicazioni non rivolte a specifici destinatari non possono essere inseriti dati personali che rendano identificabili gli alunni (ad esempio, quelli coinvolti in casi di bullismo o quelli cui siano state comminate sanzioni disciplinari o interessati da altre vicende delicate).

8) Chi può trattare i dati degli allievi disabili o con disturbi specifici dell’apprendimento (DSA)?

La conoscenza di tali dati è limitata ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad esempio i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato (L. n. 104/92, L. n. 328/2000 e D.Lgs. n. 66/2017).

9) L’utilizzo degli smartphone all’interno delle scuole è consentito?

Spetta alle istituzioni scolastiche disciplinare l’utilizzo degli smartphone all’interno delle aule o nelle scuole stesse. In ogni caso, laddove gli smartphone siano utilizzati per riprendere immagini o registrare conversazioni, l’utilizzo dovrà avvenire esclusivamente per fini personali e nel rispetto dei diritti delle persone coinvolte.

10) Violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici?

No. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate a un ambito familiare o amicale. Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network. In caso di diffusione di immagini dei minori diventa infatti indispensabile ottenere il consenso da parte degli esercenti la potestà genitoriale.

11) È possibile registrare la lezione da parte dell’alunno?

Sì. È lecito registrare la lezione per scopi personali, ad esempio per motivi di studio individuale, compatibilmente con le specifiche disposizioni scolastiche al riguardo. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su Internet, è necessario prima informare le persone coinvolte nella registrazione (professori, studenti…) e ottenere il loro consenso.

12)  Gli allievi con DSA possono utilizzare liberamente strumenti didattici che consentano loro anche di registrare (c.d. "strumenti compensativi e aumentativi")?

Sì. La specifica normativa di settore (L. n. 170/2010) prevede che gli studenti che presentano tali disturbi hanno il diritto di utilizzare strumenti di ausilio per una maggiore flessibilità didattica. In particolare, viene stabilito che gli studenti con diagnosi DSA possono utilizzare gli strumenti di volta in volta previsti dalla scuola nei piani didattici personalizzati che li riguardano (ivi compreso il registratore o il pc). In questi casi non è necessario richiedere il consenso delle persone coinvolte nella registrazione.

13) Gli istituti scolastici possono pubblicare sui propri siti internet le graduatorie di docenti e personale ATA?

Sì. Questo consente a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e il proprio punteggio. Tali liste devono però contenere solo il nome, il cognome, il punteggio e la posizione in graduatoria. È invece eccedente la pubblicazione dei numeri di telefono e degli indirizzi privati dei candidati.

14) Si possono installare telecamere all’interno degli istituti scolastici?

Sì, ma l’eventuale installazione di sistemi di videosorveglianza presso le scuole deve garantire il diritto dello studente alla riservatezza. Può risultare ammissibile l’utilizzo di tali sistemi in casi di stretta indispensabilità, al fine di tutelare l’edificio e i beni scolastici da atti vandalici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate. È inoltre necessario segnalare la presenza degli impianti con cartelli. Le telecamere che inquadrano l’interno degli istituti possono essere attivate solo negli orari di chiusura, quindi non in coincidenza con lo svolgimento di attività scolastiche ed extrascolastiche. Se le riprese riguardano l’esterno della scuola, l’angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. [Progetti di revisione della disciplina sull’utilizzo degli strumenti di videosorveglianza negli istituti scolastici sono attualmente all’attenzione del Parlamento.]

15) Le scuole possono consentire a soggetti legittimati di svolgere attività di ricerca tramite questionari, da sottoporre agli alunni, contenenti richieste di informazioni personali?

Sì, ma soltanto se i ragazzi e, nel caso di minori, chi esercita la responsabilità genitoriale, siano stati preventivamente informati sulle modalità di trattamento e sulle misure di sicurezza adottate per proteggere i dati personali degli alunni e, ove previsto, abbiano acconsentito al trattamento dei dati. Ragazzi e genitori devono, comunque, avere sempre la facoltà di non aderire all’iniziativa.

Lì, 16.12.2019

Il Vice Presidente ANQUAP area nord

Marco Santini