Il Decreto Legge 16 Luglio 2020, n. 76 (meglio conosciuto come “Decreto Semplificazioni”) ha apportato numerose novità al Codice dell’amministrazione digitale (CAD) al fine di semplificare l’azione amministrativa, favorire la diffusione di servizi pubblici in rete attraverso il rafforzamento delle nuove tecnologie e semplificare le procedure per le imprese per progetti innovativi sperimentali.

Modifiche puntuali ed importanti che interessano: la semplificazione del procedimento amministrativo elettronico, l’implementazione dei servizi digitali, l’accesso ai servizi in rete posti in essere dalle pubbliche amministrazioni attraverso l’utilizzo delle tecnologie avanzate, e il servizio di conservazione dei documenti informatici.

Molte di queste disposizioni non avranno un impatto immediato nella gestione amministrativa in quanto necessitano di essere tradotte in specifiche tecniche ed operative attraverso regolamenti o linee guida prima di essere applicate.

Procedimento amministrativo

Il CAD prevede che le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a gestire i procedimenti amministrativi mediante l’utilizzo delle tecnologie delle informazioni e delle comunicazioni. Con la modifica dell’art 12 della legge 241/90 si pone un obbligo all’utilizzo degli strumenti informatici e telematici sia nei rapporti interni che nei rapporti con i privati. Solo se è impossibilitata ad utilizzare le tecnologie informatiche la Pubblica Amministrazione può adottare in via residuale le modalità tradizionali. Quindi la modalità informatica diventa quella di default nell’utilizzo dei procedimenti amministrativi e soltanto nel caso in cui la stessa dimostri di essere impossibilitata ad utilizzare la nuova tecnologia può utilizzare le procedure analogiche.

La PA dovrà misurare e rendere pubblico i tempi effettivi di conclusione dei procedimenti amministrativi ritenuti di maggior impatto per la collettività, raffrontandoli con i termini normativamente previsti, ma le procedure da porre in essere saranno emanate con uno specifico DPCM.

Rimanendo sempre in tema di rispetto dei tempi procedimentali, nel caso il cui l’istanza inviata a scuola mezzo mail da un soggetto terzo, non sia completa (non sia formalmente corretta) si prevede che, in caso di preavviso di diniego, i termini del procedimento siano sospesi e ricomincino a decorrere dieci giorni dopo la presentazione delle osservazioni o documenti da parte dell’interessato.

Amministrazione digitale

SPID, domicilio digitale, AppIO

Si confermano e si puntualizzano gli aspetti legati all’identità digitale per accedere ai servizi in rete della PA (avviene parimenti con SPID e con CIE^[1]) e che l’accesso al domicilio digitale avvenga tramite dispositivi mobili anche attraverso il punto di accesso o applicazione AppIO, già prevista dall’art. 64-bis del CAD al domicilio digitale. Quest’ultima applicazione diventa il punto di accesso telematico ai servizi pubblici quindi uno strumento certo e riconoscibile per i cittadini che vogliano accedere ai servizi su mobile. Ai fini dell’esposizione di tutti i servizi su AppIO, il Decreto Legge impone alle pubbliche amministrazioni di avviare i progetti di trasformazione digitale entro il 28 febbraio 2021, prevedendo che rendano i propri servizi fruibili in rete su dispositivi mobili.

Con la modifica dell’art. 65 del CAD, attraverso la fruizione dei servizi tramite l’AppIO, il cittadino ha la possibilità di formare istanze, dichiarazioni e autocertificazioni da presentare alle pubbliche amministrazioni valide a tutti gli effetti di legge - direttamente dal proprio domicilio digitale, senza la necessità di allegare copia di un documento di identità.

PAGOinRETE

Al fine di assicurare la piena operatività della piattaforma pagoPA, alla quale, ad oggi, non hanno aderito molti soggetti si consente una proroga del termine previsto - dal 30 giugno 2020 al 28 febbraio 2021.

Conservazione documenti

Viene abrogato l’istituto dell’accreditamento per i soggetti che intendono svolgere l’attività di conservatori di documenti informatici. Non possiamo più affermare che la Scuola deve affidarsi nel caso scelga di affidare il servizio in outsourcing, ad un ente certificato presso l’AGID ma ad una azienda che soddisfa i requisiti di onorabilità, affidabilità, tecnologici e organizzativi compatibili con la disciplina europea, nonché di garanzie assicurative adeguate rispetto all’attività svolta. Anche in questo caso, con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, o del Ministro delegato per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione, sentita l’AgID, nel rispetto della disciplina europea, sono definiti i predetti requisiti in relazione alla specifica attività che le aziende intendono svolgere.

Fino all’adozione delle Linee guida e del regolamento suddetto, in materia di conservazione dei documenti informatici, si applicano le disposizioni previgenti all’entrata in vigore del presente articolo. Sotto questo aspetto al momento non cambia nulla nella gestione della conservazione documentale.

Piattaforma per la notificazione degli atti della Pubblica Amministrazione

Il Decreto Legge implementa una nuova piattaforma che mira a semplificare, attraverso l’uso delle tecnologie e in coerenza con gli obiettivi dell’agenda digitale, l’attività dell’amministrazione di notificazione degli atti, provvedimenti, avvisi o comunicazioni. Il servizio è affidato alle Poste Italiane. L’attività che dovrà porre in essere l’amministrazione è soltanto quella di caricare il documento, con modalità telematiche, sulla piattaforma. Il gestore della piattaforma rende disponibili i documenti informatici – dei quali la piattaforma garantisce l’autenticità, l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità in un’apposita area riservata ai destinatari che vi potranno accedere, direttamente o tramite delegati, per il reperimento, la consultazione e l’acquisizione degli stessi.

È soltanto un ulteriore strumento di cui le Amministrazioni Pubbliche possono avvalersi per la gestione dei singoli procedimenti amministrativi al fine di agevolare e semplificare la partecipazione e la comunicazione con il cittadino. Il gestore della piattaforma invia al destinatario il c.d. “avviso di avvenuta ricezione”, con il quale comunica l’esistenza di un atto indirizzato al destinatario e l’identificativo univoco della notificazione (IUN). L’avviso di avvenuta ricezione è inviato con modalità telematica ai destinatari titolari di un domicilio digitale. Per superare il digital divide e avvicinare i cittadini all’uso delle tecnologie digitali, la norma prevede che, ai destinatari privi di un domicilio digitale, l’avviso di avvenuta ricezione sia notificato, in formato cartaceo, a mezzo posta direttamente dal gestore della piattaforma, secondo le ordinarie modalità prevista dalla legge n. 890 del 1982 sulle notificazioni a mezzo posta. I destinatari della notifica, ove abbiano comunicato un recapito telefonico o digitale diverso dal domicilio digitale (email, numero di telefono, app IO, altre app di messaggistica), ricevono un messaggio (c.d. “avviso digitale di cortesia”) dell’avvenuto deposito, reso disponibile altresì tramite l’app IO, punto di accesso ai servizi della pubblica amministrazione.

Accessibilità

Si estende la platea dei soggetti tenuti a rispettare gli obblighi previsti dalla Legge Stanca, (le Scuole sono già incluse) ma con l’occasione si vuole rimarcare la sanzione della nullità per i contratti per la realizzazione e la modifica di siti web e applicazioni mobili conclusi in violazione dei requisiti di accessibilità.

Codice di condotta

È stato previsto un documento, che potremmo definire “vademecum” sulla base del quale l’Amministrazione che progetta, realizza e sviluppa i propri sistemi informatici e i propri servizi digitali, dovrà seguire attenendosi alle regole omogenee stabilite.

Sicuramente uno strumento strategico di indirizzo, al fine di favorire la trasformazione tecnologica e la digitalizzazione della pubblica amministrazione con strategie comuni, interoperabili e funzionali secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Nel caso in cui all’interno dell’istituzione scolastica non ci fossero le competenze professionali e tecniche è stato previsto che, singolarmente o in rete, possano avvalersi di esperti dotati di esperienza e qualificazione professionale nello sviluppo e nella gestione di processi complessi di trasformazione tecnologica e progetti di trasformazione digitale. Gli incarichi saranno disciplinati anche nel Codice di condotta.

Lavoro agile

L’articolo 31 interviene sull’art. 12, comma 3-bis, del CAD, al fine di favorire la diffusione del lavoro agile (c.d. smart working), introducendo l’obbligo, per i datori di lavoro, di adottare ogni misura utile a garantire la sicurezza e la protezione delle informazioni e dei dati, in caso di utilizzo, da parte dei dipendenti, di dispositivi elettronici personali. Viene altresì aggiunto nel medesimo articolo 12, il comma 3-ter che - sempre nell’ottica di agevolare la diffusione del lavoro agile - le pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo n. 165/2001, acquistano beni ovvero progettano e sviluppano sistemi informativi e servizi informatici con modalità idonee a consentire ai lavoratori di accedere da remoto ad applicativi, dati e informazioni necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa, fermo restando, ovviamente, il rispetto dello Statuto dei lavoratori, di cui alla legge 20 maggio 1970, n. 300, e delle necessarie misure di garanzia e di sicurezza, imposte dagli standard e dalle migliori pratiche nazionali ed internazionali, volte ad assicurare la protezione delle reti e l’uso responsabile dei mezzi telematici.

Gestione comunicazione PEC e Pubblica Amministrazione

Si è intervenuto anche con disposizioni che favoriscano l’utilizzo della posta elettronica certificata nei rapporti fra Amministrazione, imprese e professionisti.

Le modifiche introdotte si propongono di dare effettiva attuazione alle disposizioni dell’art. 16 del decreto-legge n.185 del 2008 e dell’art. 5 del decreto-legge n. 179 del 2012, oggi confluite nel CAD, che impongono alle imprese costituite in forma societaria, la comunicazione del proprio indirizzo pec al Registro delle imprese e, ai professionisti iscritti in albi ed elenchi, la comunicazione ai rispettivi ordini o collegi. Tale obbligo di comunicazione è rimasto a tutt’oggi largamente inattuato.

A maggiore garanzia dell’effettivo e utilizzo del domicilio digitale, il professionista che non comunica il proprio domicilio digitale all’albo può essere diffidato ad adempiere, entro trenta giorni, da parte del Collegio o Ordine di appartenenza. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, il Collegio o Ordine di appartenenza commina la sanzione della sospensione dal relativo albo o elenco fino alla comunicazione dello stesso domicilio.

Lo stesso per le aziende, dopo aver comunicato il proprio domicilio digitale nel caso risultasse inattivo, è previsto dal Decreto la richiesta di provvedere all’indicazione di un nuovo domicilio digitale entro il termine di trenta giorni. Decorsi trenta giorni dalla richiesta, perdurando l’inattività e in assenza di opposizione da parte della stessa società, il Conservatore procede alla cancellazione dell’indirizzo dal registro delle imprese.

Per un opportuno coordinamento con il Codice dell’amministrazione digitale e la disciplina europea, si sostituisce il riferimento all’indirizzo pec con quello relativo al domicilio digitale e si introduce un termine espresso entro il quale le imprese sono tenute a comunicare detto domicilio digitale.

Lì, 24.07.2020

D’intesa con il PRESIDENTE,

I DIRIGENTI NAZIONALI

Alessandra Ferrari e Mario Grimaldi