Dal febbraio scorso le istituzioni scolastiche sono state costrette a reagire in maniera repentina per poter far sì che il lavoro amministrativo delle segreterie non si fermasse.

Si è passati dalla prestazione lavorativa in presenza alla nuova modalità a distanza in un batter di ciglia. Questo è potuto accadere, soprattuto nei primi mesi di lock down, grazie anche alla piena disponibilità di Dirigenti, Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi, Assistenti Amministrativi e Tecnici ad utilizzare dispositivi e connettività anche personali pur di rendere la propria prestazione lavorativa a sostegno della didattica.

Oggi possiamo dire di aver imparato a lavorare in smart working e di aver compreso come le segreterie scolastiche debbano riorganizzarsi per lavorare in modalità agile anche in tempi ordinari.

Già a partire dal 1° aprile 2019 le PA devono acquisire esclusivamente servizi cloud qualificati da AgID presenti nel Catalogo dei servizi Cloud per la PA (Circolari AgID n. 2 e n.3 del 9 aprile 2018).

Quindi, affidandosi ad una delle software house presenti sul "markplace” di AgID, è necessario, per chi ancora non l’avesse fatto, effettuate il passaggio dai gestionali locali, ai gestionali in Cloud (SAAS[1]).

L’ideale sarebbe avere gestionali della medesima software house per favorire l’interoperatività e la cooperazione applicativa tra i vari programmi almeno nell’ambito della propria organizzazione e creare, quindi, un ecosistema.

I principali gestionali da acquisire sono:

·         Gestionale documentale (Protocollo informatico);

·         Gestionale Personale dipendente;

·         Gestionale rilevazone presenze;

·         Gestionale alunni;

·         Gestionale Bilancio (è disponibile anche il gestonale ministeriale BIS – Bilancio Integrato Scuole);

·         Gestionale Magazzino (eventuale);

·         Registro elettronico, Ecc.

Chi, invece, utilizza gestionali in locale lavorerà in modalità “Telelavoro”, accedendo dal proprio computer alla propria postazione presente in segreteria. Questa modalità, che nulla ha a che fare con il lavoro agile, richiede, per funzionare, l’accensione e lo spegnimento giornaliero del computer dell’ufficio oppure che lo stesso venga lasciato acceso h24.

Centralino telefonico VOIP-IP

In seconda battuta, se la scuola non è già dotata di un centralino VOIP-IP, occorre chiederne la fornitura e l’installazione all’ente locale; nel caso non sia nella possibilità di farlo la scuola potrà procedere acquistandolo con i finanziamenti disponibili sul bilancio scolastico.

I centralini VOIP-IP consentono gestioni ottimali soprattutto in questo momento di emergenza. Si possono creare gli interni anche sull’apposita APP installabile sugli smartphone personali. In questo modo l’utenza potrà chiamare direttamente gli addetti di segreteria digitando il numero fisso della scuola seguito dall’interno desiderato, senza dover conoscere il numero di telefono privato.

Inoltre, si possono impostare anche degli orari di funzionamento degli interni attivi sugli smartphone personali (ad esempio dalle 08:00 alle 14:00).

Questi centralini consentono, infine, di creare conference call che potrebbero essere utili per mantenere i rapporti tra gli addetti della segreteria.

Questi investimenti apporteranno notevoli e duraturi vantaggi anche nella gestione ordinaria del lavoro della segreteria, alla quale tutti speriamo di ritornare prima possibile.

Videoconferenza

Altra modalità che è entrata “prepotentemente” nella nostra vita quotidiana è la conference call. Oramai quasi tutti i giorni ci colleghiamo in videoconferenza per riunioni, corsi di formazione, ecc.

I programmi di videoconferenza permettono l’interazione contemporanea di video, audio e dati. Possiamo effettuare videochiamate gratuite con una persona e videochiamate di gruppo al fine di sostituire in questo particolare momento le dovute riunioni tra il personale scolastico e nello stesso tempo supplire anche alle lezioni a distanza del personale docente. Sono strumenti molto utili per chi lavora in modalità smart working ma non solo.

Sicurezza

Il ricorso sempre più sistematico alle modalità di lavoro agile presenta rilevanti implicazioni in materia di trattamento dei dati personali che devono essere attentamente valutate dalle figure competenti (titolare e DPO), ma anche dal RTD – Responsabile della Transizione Digitale, incarico ricoperto, per le Istituzioni Scolastiche, dalla Dott.ssa Gianna Barbieri – Direttore Generale della Direzione Generale per i sistemi informativi e la statistica.

Non è sufficiente comunicare al lavoratore che da un certo periodo è abilitato a lavorare a distanza preoccupandosi unicamente di allegare l’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile messa a disposizione dall’INAIL.

Il ricorso al lavoro agile deve, innanzitutto, determinare il titolare del trattamento ad aggiornare la valutazione del rischio legata all’accesso a dati e applicazioni attraverso dispositivi (anche) personali del lavoratore. Questa valutazione risulta indispensabile per verificare se le misure di sicurezza tecnologiche già implementate siano adeguate oppure se si rende necessaria una loro integrazione.

Il datore di lavoro dovrà indicare al dipendente una serie di precauzioni da adottare e di prescrizioni da rispettare nello svolgimento delle attività lavorative secondo le nuove modalità operative.

Le Istituzioni scolastiche dovranno adottare un regolamento interno sull’uso degli strumenti informatici utilizzati dai dipendenti al fine di evidenziare le procedure corrette per garantire e salvaguardare il patrimonio informativo della scuola nel rispetto delle misure minime di sicurezza ICT adottate ai sensi della Circolare 18 aprile 2017, n. 2/2017.

In mancanza del regolamento interno, considerato il periodo emergenziale, sarà sufficiente invitare i dipendenti in lavoro agile ad attenersi al rispetto delle seguenti indicazioni:

1.    Verificare che i software di protezione del sistema operativo (Firewall, Antivirus, ecc) siano abilitati e costantemente aggiornati;

2.    Non installare software proveniente da fonti/repository non ufficiali;

3.    Effettuare costantemente gli aggiornamenti di sicurezza del tuo sistema operativo;

4.    Utilizzare l’accesso a connessioni Wi-Fi adeguatamente protette;

5.    Effettuare sempre il log-out dai servizi/portali utilizzati dopo che hai concluso la tua sessione lavorativa;

6.    Bloccare l’accesso al sistema e/o configurare la modalità di blocco automatico quando ci si allontani dalla postazione di lavoro;

7.    Non cliccare su link o allegati contenuti in email sospette;

8.    Collegare solo dispositivi mobili (pen-drive, hdd-esterno, etc) di cui si conosce la provenienza (nuovi, già utilizzati, forniti dalla tua Amministrazione);

9.    Seguire prioritariamente le policy e le raccomandazioni dettate dalla tua Amministrazione;

10. Utilizzare i sistemi operativi per i quali attualmente è garantito il supporto di assistenza.

La cessione di beni a favore del personale docente ed ATA e i contratti di comodato d’uso gratuito a favore degli studenti per la migliore e più efficace fruizione delle piattaforme per l’apprendimento a distanza e/o per il lavoro agile

Altro aspetto importante che ha impattato sulle attività della segreteria scolastica riguarda la cessione di beni a favore dei dipendenti e degli studenti mediante contratti di comodato d’uso gratuito di dispositivi informatici (PC fissi e/o portatili, Tablet, ecc.).

Le scuole, grazie anche ai finanziamenti straordinari arrivati nel periodo emergenziale, hanno acquistato numerosi dispositivi hardware per garantire il lavoro a distanza di operatori e studenti.

La gestione di questi dispositivi comporta un enorme lavoro a carico del DSGA, che ricopre il ruolo di consegnatario dei beni mobili e degli assistenti amministrativi.

Come sempre vi è stata grande risposta da parte di tutti e la scuola sta reggendo il peso di questa pandemia anche grazie al lavoro straordinario delle segreterie scolastiche e dei tecnici dell’area informatica.

Purtroppo, a parte qualche ringraziamento istituzionale, il lavoro delle segreterie, sia quello a distanza, sia quello in presenza, risulta troppo spesso “invisibile” e scarsamente riconosciuto.

Marco Santini - DSGA

[1] Software as a Service