Il Garante per la Protezione dei Dati Personali, con nota prot. n° 49472 del 28/12/2020, ha risposto all’ARAN, al Ministero dell’Istruzione e all’Avvocatura Generale dello Stato in merito alla legittimità di fornire dati personali dei dipendenti alle organizzazioni sindacali con riguardo alle attività finanziate tramite il c.d. fondo d’istituto.

Nella sua richiesta, l’Aran precisa che alla luce delle disposizioni del CCNL sottoscritto il 19 aprile 2018 (artt. 4, 5 e 22) “si ricava la conclusione che la disciplina pregressa relativa alle relazioni sindacali è stata sostituita integralmente dal nuovo dettato contrattuale”.

In particolare, nell’art. 22, sono previste, tra le prerogative sindacali, alcune materie di informazione successiva, tra le quali comunque non figurano più “i nominativi del personale utilizzato nelle attività e progetti retribuiti con il fondo d’istituto” come invece stabilito dal previgente CCNL del 29 novembre 2007, (cfr. art. 6, comma 2, lettera n), il quale dunque non trova più applicazione.

Nei recenti chiarimenti il Garante, nel prendere atto della particolare delicatezza della questione sollevata, anche in considerazione della rilevanza nazionale della stessa, formula alcune considerazioni con esclusivo riguardo ai profili di propria competenza, attenendosi scrupolosamente alla vigente disciplina in materia di protezione dei dati (Regolamento e Codice) e della nuova disciplina di settore:

1.      Analogamente agli altri soggetti pubblici, l’istituto scolastico può trattare i dati personali dei docenti e del personale ATA se il trattamento è necessario, in generale, per la gestione del rapporto di lavoro e per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi (artt. 6, par. 1, lett. c) e 88 del Regolamento).

2.      Il trattamento è, inoltre, lecito quando sia “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento” (art. 6, par. 1, lett. e) e par. 2 e 3 del Regolamento).

3.      le operazioni di trattamento che consistono nella “comunicazione” di dati personali sono ammesse solo quando previste da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento (art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice).

4.      Il datore di lavoro, titolare del trattamento, è, in ogni caso, tenuto a rispettare i principi di:

a.      “liceità, correttezza e trasparenza”,

b.      “limitazione delle finalità”,

c.       “minimizzazione”,

d.       “integrità e riservatezza” dei dati,

e.      “responsabilizzazione” (art. 5 del Regolamento).

Inoltre, il Garante sottolinea che la messa a disposizione delle organizzazioni sindacali, da parte dell’amministrazione, di dati personali di dipendenti in qualunque forma corrisponde ad una “comunicazione” di dati personali.

In tale quadro, nel chiarimento si specifica che le prerogative sindacali, consistenti ad esempio in diritti di informazione preventiva o successiva, previste dalle disposizioni contenute nei contratti collettivi applicabili per i singoli comparti dell’amministrazione, possono, di regola, essere soddisfatte anche senza far ricorso a dati personali (art. 4, par. 1, 1) del Regolamento) rendendo note solamente informazioni aggregate.

In ogni caso, in assenza di una disposizione normativa che soddisfi i requisiti previsti dalla disciplina di protezione dei dati, potranno essere forniti alle organizzazioni sindacali solo dati numerici o aggregati, rendendo disponibile, ad esempio, il solo ammontare complessivo del trattamento accessorio effettivamente distribuito, eventualmente ripartito “per fasce” o “qualifiche”, senza comunicare i nominativi e le somme erogate individualmente a titolo di compenso accessorio.

Vengono comunque fatte salve le forme di conoscibilità degli atti amministrativi, nei limiti e con le modalità stabilite dalla disciplina di settore (artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990 e art. 5 d.lgs. 33/2013). In questi casi, l’amministrazione valuterà i presupposti al fine di consentire o meno l’ostensione della documentazione richiesta, tenuto conto che l’organizzazione sindacale può essere legittimata all’esercizio del diritto di accesso documentale limitatamente alla “cognizione di documenti che possono coinvolgere le prerogative del sindacato quale istituzione esponenziale di categoria, [e alle] posizioni di lavoro di singoli iscritti nel cui interesse opera l’associazione [sindacale]”.

I chiarimenti fanno finalmente chiarezza su un tema che ha creato non poche tensioni nei rapporti tra parte pubblica, coincidente con il titolare del trattamento e organizzazioni sindacali, soprattutto in sede di contrattazione integrativa di Istituto.

Il garante, nelle sue conclusioni, ritiene infatti che il quadro normativo vigente applicabile al c.d. “comparto scuola” non consente agli Istituti scolastici di comunicare alle organizzazioni sindacali i nominativi dei docenti o di altro personale e le somme liquidate a ciascuno per lo svolgimento di attività finanziate con il c.d. fondo d’istituto.

lì, 22/01/2021

Marco Santini

Vice Presidente ANQUAP – area Nord