I mesi estivi per le segreterie scolastiche, rappresentano dei veri e propri mesi “caldi” in quanto c’è da chiudere un anno scolastico e preparare l’apertura per il successivo.

In prossimità della chiusura dell’anno scolastico, sono numerose le attività che le segreterie scolastiche devono effettuare.

Di seguito si riportano le principali attività.

STATO GIURIDICO DEL PERSONALE - AMMINISTRATIVO

L’Ufficio del Personale in chiusura d’anno è impegnato in una serie di attività legate alla costruzione dell’organico dell’anno scolastico successivo.

L’andamento degli scrutini interni e degli esami del primo ciclo ai fini delle iscrizioni alle prime classi dell’anno successivo impegnano gli uffici in una serie di operazioni coordinate da circolari ministeriali e regionali che permettono, con l’invio di numerosi dati, la costruzione degli organici del personale docente e ATA.

L’Ufficio del Personale dovrà gestire, inoltre, tutte le pratiche di richiesta ferie del personale docente e ATA.

L’Ufficio del Personale è inoltre impegnato, con diretto raccordo con la Ragioneria provinciale dello Stato, nelle operazioni di gestione della documentazione necessaria al pagamento delle ferie dei supplenti. In aggiunta dovrà occuparsi della predisposizione dei documenti necessari al personale in quiescenza dal settembre 2022, per ottenere la buonuscita e cioè il calcolo del TFS.

Ai fini del pagamento delle attività aggiuntive effettuate fino al 30 giugno, il personale docente e ATA è tenuto alla presentazione di una dichiarazione relativa alle attività svolte, avendo cura di compilare un modello che tutte le Istituzioni scolastiche mettono a disposizione, in base alla propria autonoma organizzazione e predisposizione, e a sottoscriverlo in ogni sua parte.

Di seguito gli elementi che ogni dipendente, destinatario di incarico per attività aggiuntive, dovrà dichiarare onde consentire la liquidazione dei compensi dovuti, ove previsti:

• le attività e le ore contrattate con le RSU;
• le ore effettivamente svolte, avendo cura di verificare i registri e i verbali in possesso del responsabile di progetto, coordinatore di commissione, docente funzione strumentale;
• un timesheet (elenco delle giornate e ore effettuate per i vari progetti/attività) compilato in ogni sua parte;
• tutti gli eventuali documenti giustificativi non già in possesso dell’ufficio segreteria (considerando, per esempio, che i conferimenti delle attività sono tutte già in possesso dell’ufficio del personale e della contabilità di segreteria).

I docenti referenti e le funzioni strumentali devono consegnare al Dirigente scolastico, i registri e i verbali con allegata una relazione delle attività svolte che riporti un prospetto riepilogativo, da loro firmato, con indicati i nomi dei colleghi e le ore effettuate da ciascuno nei vari progetti/attività.

Le funzioni strumentali dovranno consegnare al Dirigente scolastico la personale relazione delle attività svolte e degli ambiti ricoperti in qualità di funzione strumentale.

Inoltre, il docente collaboratore del Dirigente Scolastico delegato, dovrà consegnare, al DSGA o alla Segreteria amministrativa nella persona dell’Assistente Amministrativo incaricato, il registro delle ore eccedenti prestate in sostituzione dei colleghi assenti;

I docenti di scienze motorie interessati, dovranno consegnare i registri con le presenze degli alunni per le attività prestate per attività aggiuntive e progetti di avviamento alla pratica sportiva con eventuale partecipazione ai giochi sportivi studenteschi.

Tale documentazione è necessaria al fine del calcolo e liquidazione delle spettanze dovute;

SUB-CONSEGNATARI DEI BENI MOBILI E ADDETTI AL MAGAZZINO

Art. 35 del D.I. 129/2018, alla fine dell’anno o al termine della nomina di affido i sub-consegnatari riconsegneranno al DSGA con verbale in contraddittorio, i beni di laboratorio/reparto con allegata una relazione che evidenzierà eventuali beni non funzionanti o parzialmente funzionanti, nonché eventualmente i beni mancanti. Nelle scuole dove è presente, l’Ufficio Magazzino come supporto alla gestione amministrativo-contabile, gli Assistenti Amministrativi assegnati al magazzino alla fine di giugno chiuderanno la contabilità del giornale e consegneranno al DSGA le risultanze. Queste saranno molto utili al DSGA per impostare la contabilità per la ripresa a settembre della scuola, verificando le necessità e le esigenze di tutti i laboratori

CONTABILITA’ E BILANCIO

Per le II.SS. che non avessero ancora provveduto alle verifiche, modifiche e assestamento al programma annuale entro il 30 giugno, termine ordinatorio, ai sensi dell’art. 10 del D.I. 129/2018, è necessario, comunque, procedere entro termini congrui e non oltre il 31 agosto al fine di assestare il Programma Annuale in base a quanto già realizzato e prepararlo alle esigenze per il periodo Settembre/Dicembre 2022.

Inoltre, gli Uffici di Segreteria sono impegnati in vari adempimenti connessi alle liquidazioni dei compensi:

a)     Esami di stato ove vi è capienza con i fondi già disponibili; prima della liquidazione, occorrerà comunque, effettuare la rilevazione, entro il 5 Agosto 2022, dell’intera spesa per esami di stato, onde consentire, eventualmente, l’integrazione dei fondi già erogati durante l’a.s. 2021/22;

b)    Attività aggiuntive svolte dai tutor e dal personale ATA impegnati nella realizzazione dei Percorsi Competenze Trasversali e di Orientamento ex Alternanza scuola-lavoro

c)     Attività aggiuntive nell’ambito del Fondo per il Miglioramento dell’Offerta Formativa, entro il 31 di agosto, fatta salva la disponibilità delle aree del sistema NOIPA

d)    PON FSE ai Tutor, Esperti, Personale Docente e ATA coinvolti nella realizzazione delle Azioni ormai ultimate

e)    PON FESR progettista, collaudatore e gestione amministrativa, qualora le azioni Reti Locali e Digitalboard siano state completate e collaudate. Tali compensi possono essere liquidati solo dopo aver valutato l’opportunità di una “piccola” anticipazione di cassa, in base alla situazione finanziaria dell’Istituzione Scolastica.

Lì, 25.07.2022