A distanza di quasi 7 anni dall’ultimo documento riassuntivo in tema di protezione dei dati l’Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali in data 15 maggio ha pubblicato la nuova edizione della “Scuola a prova di privacy”.

È un Vademecum più complesso ed articolato rispetto alle precedenti versioni (80 pagine contro le 21 della versione del 2016) a dimostrare l’attenzione prestata in favore degli studenti e delle loro famiglie ma anche a comprova del mutato quadro tecnologico e sociale in un mondo post pandemia.

Il Vademecum è suddiviso per argomenti in 5 parti a cui si aggiunge un sintetico glossario ed una raccolta di documenti, tra cui linee guida, pareri provvedimenti ad hoc e comunicati stampa riguardanti l’ambito scolastico.

Dopo una breve premessa il documento è così suddiviso:

1.     Regole generali;

2.     Vita dello studente;

3.     Mondo connesso e nuove tecnologie;

4.     Pubblicazione online;

5.     Video sorveglianza e altri casi;

6.     Parole chiave;

7.     Appendice – per approfondire.

Il primo capitolo è dedicato agli strumenti di trasparenza da utilizzare nei confronti degli interessati, studenti, famiglie e dipendenti: l’informativa, che deve essere chiara e trasparente. La scuola come Ente Pubblico tratta i dati in virtù di una norma di legge o regolamentare. Per questa ragione la base di liceità del trattamento rientra nella casistica prevista dal Regolamento Europeo all’art. 6 paragrafo 1 lett. e), che prevede che si possano trattare dati nell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di un potere pubblico. Di conseguenza il trattamento dati è sottratto alla richiesta di consenso. E’ necessaria invece il rilascio di idonea informativa che specifichi l’ambito del trattamento (finalità, durata, conservazione) e le norme che lo prevedono, le eventuali modalità di comunicazione e/o diffusione e i diritti dell’interessato.

Il Vademecum si sofferma, poi, sui dati particolari (origini razziali ed etniche, convinzioni religiose, opinioni politiche, dati relativi allo stato di salute e i dati relativi a condanne e reati) per i quali si rammentano le tutele rafforzate da parte del legislatore. Si sottolinea, però, l’assenza di ogni riferimento ai dati sull’orientamento sessuale anch’essi tutelati dal Regolamento come dati particolari (art. 9).

Raccomanda infine una certa sobrietà nella circolazione delle informazioni personali tra colleghi, docenti e Ata, riguardanti, in particolare, i dati relativi alle motivazioni delle assenze del personale.

Ricorda, infine, quali siano i diritti degli interessati: accesso ai propri dati personali e tutele dinanzi al Garante.

Nel secondo capitolo il Vademecum si occupa, specificamente, della vita dello studente. Per le iscrizioni si ricorda che non possono essere richieste informazioni non pertinenti con la finalità per cui si raccolgono dati.

Vengono poi affrontate alcune casistiche già sviscerate nel tempo ma che è opportuno sottolineare:

●      Temi in classe: non lede la privacy l’insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale o familiare. Nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe – specialmente se riguardano argomenti delicati – è affidata alla sensibilità di ciascun insegnante la capacità di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali.

●      Comunicazioni scolastiche: evitare di inserire nelle circolari dati personali o riferimenti soggettivi.

●      Servizio Mensa: gli Enti Locali che gestiscono il servizio possono trattare i dati degli alunni con particolari esigenze alimentari.

●      Dalla Scuola al Lavoro: Su richiesta degli studenti le Istituzioni del sistema istruzione nazionale possono comunicare i dati relativi agli esiti scolastici per agevolare l’orientamento e l’ingresso nel mondo del lavoro. È comunque obbligo dell’Ente informare l’interessato riguardo i dati che verranno comunicati.

Il terzo capitolo si occupa delle nuove tecnologie e degli effetti che un utilizzo inappropriato di queste può provocare. Il Garante pone l’accento e l’attenzione sugli eccessi di un uso distorto del mezzo che può sconfinare in fenomeni di cyberbullismo, sexting, revenge porn, ecc…

Nel documento si sensibilizza la classe docente a voler rendere consapevoli gli studenti sull’utilizzo delle tecnologie; gli studenti non hanno, però, spesso, eguale maturità nel comprendere la necessità di difendere i propri diritti e quelli di altre persone a partire dagli stessi compagni di studio.

Il secondo paragrafo è dedicato all’utilizzo degli smartphone e dei tablet personali che non sono vietati in assoluto ma il cui uso si raccomanda di regolamentare, specie, per quel che riguarda l’utilizzo delle immagini che potrebbero esserne tratte. Scrive il Garante, infatti, che gli studenti e gli altri membri della comunità scolastica, in ogni caso, non possono diffondere audio, foto, video (ad es. pubblicandoli su Internet) senza avere prima informato adeguatamente e aver ottenuto l’esplicito consenso delle persone coinvolte.

Medesime considerazioni vengono segnalate nel terzo paragrafo sull’utilizzo e la condivisione di immagini, raccolte per uso personale da parte dei genitori (ad esempio durante le recite di fine anno), per le quali, se rilasciate nei vari circuiti (chat, blog, etc…), si rischia la perdita del controllo. In questo caso, però, non è necessario un consenso da parte delle persone interessate in quanto il trattamento avverrebbe in ambito familiare/personale, ambito escluso dall’applicazione del Regolamento Europeo.

Infine, di rilievo per questo capitolo è il paragrafo dedicato alla Didattica a Distanza che può essere utilizzata senza che venga richiesto alcun consenso alle famiglie ma per la quale si raccomanda di assicurare la trasparenza del trattamento informando, con un linguaggio facilmente comprensibile anche dai minori, gli interessati (studenti, genitori e docenti) in merito, in particolare, alle caratteristiche essenziali del trattamento che viene effettuato specificando che le finalità perseguite sono limitate esclusivamente all’erogazione della didattica a distanza, sulla base dei medesimi presupposti e con garanzie analoghe a quelle della didattica tradizionale.

Se la piattaforma prescelta per l’erogazione dell’attività didattica a distanza comporta il trattamento di dati personali di studenti, genitori, docenti o altro personale scolastico per conto della scuola, il rapporto con il fornitore dovrà essere regolato con contratto o altro atto giuridico e le istituzioni scolastiche dovranno assicurarsi che i dati trattati per loro conto siano utilizzati solo per finalità didattiche.

Esiti scrutini

Sulla pubblicità degli esiti scolastici il Garante ha modificato il precedente orientamento risalente al 2000 che prevedeva la massima pubblicità dei risultati finali quali dati da sottoporre al controllo sociale (Privacy ed esiti scolastici: precisazioni del prof. Ugo De Siervo – 13 giugno 2000). Ciò in ragione del mutato quadro tecnologico che ha reso necessario l’intervento dell’Authority l’11 giugno 2020 con il comunicato stampa in cui il Garante affermava l’invasività della pubblicazione online degli esiti scolastici. Sicché il Vademecum riprende questo intervento chiarendo che gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole secondarie di primo e di secondo grado e di ammissione agli esami di Stato vanno resi disponibili, con la sola indicazione “ammesso” e “non ammesso” alla classe successiva, (ivi compresi, per le classi finali, i crediti scolastici attribuiti ai candidati) nell’area riservata del registro elettronico cui possono accedere solo gli studenti della classe di riferimento.

I voti riportati nelle singole discipline dall’alunno, invece, sono riportati nell’area riservata del registro elettronico a cui può accedere esclusivamente, con le proprie credenziali il singolo studente o la propria famiglia.

Qualora, invece, l’istituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico è consentita l'affissione dei tabelloni, evitando di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti, o altri dati personali non pertinenti.

Risultati esami di Stato conclusivi primo e secondo ciclo

L’art. 29 dell’O.M. 45 del 09/03/2023 ci fornisce le indicazioni sulla pubblicazione dei risultati degli Esami di Stato conclusivo del secondo ciclo di istruzione per l'anno scolastico 2022/2023.

L’esito dell’esame, con l’indicazione del punteggio finale conseguito, inclusa la menzione della lode, è pubblicato, contemporaneamente per tutti i candidati di ciascuna classe, tramite affissione di tabelloni presso l’istituzione scolastica sede della commissione/classe, nonché, distintamente per ogni classe, unicamente nell’area documentale riservata del registro elettronico, cui accedono gli studenti della classe di riferimento, con la sola indicazione della dicitura “Non diplomato” nel caso di mancato superamento dell’esame stesso.

Il punteggio finale è riportato, a cura della commissione/classe, sulla scheda di ciascun candidato e sui registri d’esame.

Nel caso degli studenti che conseguono agli esami la votazione di cento/centesimi con l’attribuzione della lode, l’istituzione scolastica provvede, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del decreto legislativo 29 dicembre 2007, n. 262, all’acquisizione del consenso dei medesimi ai fini della pubblicazione dei relativi nominativi nell’Albo nazionale delle eccellenze.

                Per quanto riguarda la pubblicazione dei risultati degli Esami di Stato conclusivo del primo ciclo di istruzione per l'anno scolastico 2022/2023 per analogia vengono applicate le indicazioni di cui sopra. Per i candidati che non superano l'esame verrà resa pubblica esclusivamente la dicitura "esame non superato", senza esplicitazione del voto finale conseguito.

Il riferimento alle “prove differenziate” sostenute dagli studenti portatori di handicap o con disturbi specifici di apprendimento (DSA), non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente.

Il terzo capitolo del Vademecum si chiude con il paragrafo di notevole importanza che tratta delle riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici dei propri figli minori. Queste raccolte di dati non violano la privacy in quanto sono raccolte per fini personali e destinate ad un ambito familiare e/o amicale. La violazione della privacy avverrebbe, invece, nel caso in cui questa raccolta di foto e video venga diffusa tramite i canali social o sui siti web. Infatti la diffusione incontrastata sul web significa esporre i dati personali attinenti le immagini di determinati soggetti all’acquisizione illegittima da parte di soggetti terzi anche per finalità che potrebbero rilevarsi illecite. Nel caso in cui il genitore che intenda pubblicare foto, immagini, audio sui social media è necessario acquisire il consenso informato degli esercenti la responsabilità genitoriale del minore. È altresì necessaria a nostro avviso acquisire il consenso anche dell’alunno maggiorenne che dalla diffusione delle proprie immagini vedrebbe compromettere la propria privacy.

Per ciò che concerne la registrazione della lezione queste sono possibili purché effettuate per meri scopi personali o per motivi di studio individuale e purché la scuola abbia adottato un apposito Regolamento interno deliberato dal Consiglio di Istituto. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su Internet, è necessario prima informare adeguatamente le persone coinvolte nella registrazione (docenti, famiglie, studenti, altro personale) e ottenere il loro consenso, che potrà essere revocato in qualunque momento.

Non è invece ammessa la videoregistrazione della lezione in cui si manifestano le dinamiche di classe, neanche qualora si utilizzino piattaforme per la didattica a distanza. L’utilizzo delle piattaforme deve essere, infatti, funzionale a ricreare lo “spazio virtuale” in cui si esplica la relazione e l’interazione tra il docente egli studenti, non diversamente da quanto accade nelle lezioni in presenza.

Nell’ambito dell’autonomia scolastica, gli istituti possono decidere di regolamentare diversamente o anche di inibire l’utilizzo di telefonini e altri strumenti che siano in grado di registrare immagini e voci.

In ogni caso deve essere sempre garantito il diritto degli studenti con DSA (disturbi specifici dell’apprendimento), o altre specifiche patologie, di utilizzare strumenti di ausilio per una maggiore flessibilità didattica (come il registratore, il computer, il tablet, lo smartphone, etc.) di volta in volta previsti nei piani didattici personalizzati che li riguardano.

In relazione all’impiego del registro elettronico previsto obbligatoriamente a decorrere dall’a.s. 2012/2013 dall’art. 7 comma 9 del D.L. 6 luglio 2012 n. 92 convertito con modificazioni dalla L. 7 agosto 2012, n. 135 il trattamento dei dati si configura mediato tramite il fornitore del gestionale che eroga il servizio. Pertanto è il rapporto con il fornitore che dovrà essere disciplinato mediante un contratto che attribuisca il ruolo di Responsabile del Trattamento dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE n. 679/2016 alla Società che gestisce i dati degli alunni, delle famiglie, dei docenti e di altro personale per conto del Titolare-Istituzione scolastica. Il personale interno alla scuola, docenti ed amministrativi, che utilizzano il registro elettronico in ragione del loro servizio, devono essere autorizzate dal Titolare al trattamento dei dati. L’autorizzazione, generalmente data con atto formale o “con modalità più opportune” – art. 2-quaterdiecies del D.Lgs. n. 196/2003 Codice della Privacy non è sufficiente: occorre fornire al dipendente specifiche istruzioni sulle funzionalità del registro elettronico per prevenire forme di alterazioni nel trattamento dei dati ed illegittime comunicazioni a terzi od anche, nei casi più gravi una diffusione incontrastata sul web delle informazioni relative a singoli studenti, genitori o docenti. Nel registro elettronico le funzionalità e le specifiche autorizzazioni ad operare devono essere configurate in ragione della competenza di ogni operatore scolastico al trattamento di quel dato personale. Questa regola è rafforzata anche dal fatto che il registro elettronico assolve anche alla funzione di condivisione dei materiali didattici, consente la visione di webinar e videolezioni e qualche volta permette anche un dialogo “social” tra gli studenti, docenti e famiglie e questo aspetto evita il ricorso alle piattaforme web/social esterne che non sempre sono finalizzate alla didattica online. Piattaforme esterne che presentano molteplici rischi che compromettono e limitano la protezione dei dati. Per questa ragione è essenziale che la scuola adotti iniziative di sensibilizzazione sulla consapevolezza nell’utilizzo delle piattaforme esterne e degli strumenti tecnologici affinché studenti e famiglie abbiano piena consapevolezza di tutte le implicazioni a cui vanno incontro.

Nel quarto capitolo il Garante poi si sofferma sull’argomento della pubblicità all’ Albo online degli atti aventi valore legale e sull’obbligo di implementazione sul sito web istituzionale della sezione Amministrazione trasparente ai sensi del D.Lgs. n. 33/2013. Tali pubblicazioni previsti dalle disposizioni normative sono eseguite dalle Istituzioni scolastiche con la massima attenzione per evitare che informazioni, dati o documenti che devono restare riservati vengano per errore pubblicati e resi accessibili a tutti indistintamente. A volte l’errore di pubblicazione dei dati potrebbe derivare, oltre che dalla distrazione, da una inesatta interpretazione della norma e pertanto è indispensabile un’adeguata formazione del personale amministrativo e su questo il Garante fin dal 2014 ha fornito chiarimenti con le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati” attualmente in corso di aggiornamento. Il principio cardine sulla liceità della pubblicazione dei dati all’Albo on line e su Amministrazione trasparente riguarda, oltre quello concernente la legittimità della base normativa, anche il principio di adeguatezza in relazione alla proporzionalità, la pertinenza e alla limitazione dei dati da pubblicare. In sostanza, occorre verificare la non eccedenza alla finalità istituzionale e garantire il massimo della riservatezza specialmente nei confronti delle persone più vulnerabili come i minori e i lavoratori dipendenti. Da precisare che per i documenti non liberamente disponibili online, restano comunque valide le norme che regolano presupposti, limiti e condizioni per l’accesso sulla base delle norme di cui alla Legge 241/90 o del D.lgs. n. 33/2013.

In merito alla pubblicazione dei nominativi degli alunni all’interno della formazione delle classi questa non è consentita da alcuna disposizione normativa. Tuttavia, per le classi prime, è possibile comunicare alla famiglia l’informazione mediante l’invio di una mail che il genitore ha comunicato in sede di iscrizione, mentre per le classi successive è consentito inserire un elenco della formazione della classe in un’area riservata del registro elettronico a cui accedono solo ed esclusivamente gli alunni e le famiglie di quella classe. La pubblicazione degli elenchi/tabelloni delle classi nella bacheca fisica della seda scolastica è consentita in via residuale quando la scuola è sprovvista del registro elettronico oppure sia impossibilitata ad utilizzare strumenti di comunicazione telematica dei dati (casi molto residuali e relativi a situazioni emergenziali). In tutti i casi gli elenchi delle classi devono contenere solo i nominativi degli alunni e non devono riportare informazioni relative allo stato di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti (ad es. luogo e data di nascita, etc.).

Un altro argomento di notevole importanza è la pubblicazione online delle graduatorie del personale supplente docente ed Ata sul sito istituzionale. In base a specifiche norme è consentito per la finalità istituzionale della trasparenza nel reclutamento dei dipendenti pubblici e per consentire al candidato di visionare la propria posizione e il punteggio, purché i dati degli aspiranti in graduatoria siano riferiti esclusivamente a quelli essenziali all’individuazione del soggetto quali nome e cognome punteggio e posizione ad esclusione dei dati non pertinenti come ad esempio il numero di telefono, gli indirizzi privati la cui diffusione può implicare il rischio per i soggetti di furti di identità o forme di stalking anche di natura pubblicitaria.

Senza alcuna esitazione va altresì precisato che non è consentito pubblicare sul sito della scuola o sulla bacheca istituzionale della sede scolastica i nominativi degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento del servizio di mensa scolastica oltre al divieto di rendere noto i nominativi di chi fruisce delle agevolazioni o delle gratuità per motivi di reddito o per fasce deboli. Sono consentiti solo ed esclusivamente avvisi di carattere generale mentre le comunicazioni inerenti la situazione individuale dei pagamenti deve avvenire singolarmente mediante comunicazioni via mail strettamente personali ovvero a mano ma in “busta chiusa”. Altresì non sono consentiti le erogazioni di buoni pasto differenziati con colori diversi sulla base delle fasce di reddito per la evidente motivazione di non permettere ai soggetti non legittimati di venire a conoscenza della situazione economica delle famiglie degli alunni.

Stesso discorso è valido per i servizi di scuola bus erogati dall’Ente locale. Gli elenchi degli alunni che fruiscono del servizio di trasporto scolastico non possono essere pubblicati online questo per evitare che terzi estranei vengano a conoscenza di informazioni attinenti le fermate degli alunni. Queste ed altre informazioni potrebbero alimentare i malintenzionati ad azioni a discapito della tutela e della salvaguardia dei minori e dei soggetti più deboli. Non c’è alcuna giustificazione per un ente locale che decida di pubblicare tali dati, nemmeno invocando la trasparenza del procedimento amministrativo.

L’ultimo capitolo viene dedicato, infine, al fenomeno della tutela dei beni scolastici, argomento molto interessante soprattutto in questi ultimi tempi, dove le scuole hanno visto, grazie ai Fondi europei, una forte implementazione delle dotazioni tecnologiche e digitali. I notevoli investimenti hanno convinto molti istituti scolastici a dotarsi di sistemi di videosorveglianza finalizzata ad evitare furti ed atti di vandalismo. L’installazione di un sistema di videosorveglianza è consentita proprio per evitare infrazioni di natura penale e quindi tutelare sia l’edificio scolastico sia i beni della scuola purché tale installazione avvenga nelle sole aree interessate e circoscritte al rischio di furti ed atti vandalici. La valutazione di una eventuale installazione deve fare attenzione a non compromettere l’equo bilanciamento degli interessi contrapposti e precisamente la non interferenza allo sviluppo armonico della personalità dei minori nella loro vita scolastica e il loro processo di maturazione con il diritto all’educazione e alla libertà di scelta dei metodi di insegnamento dei docenti con l’interesse alla tutela dei beni mobili ed immobile della scuola. Pertanto le telecamere se dovranno essere posizionate all’interno dell’istituto dovranno essere attivate solo al termine delle lezioni e delle attività extra curriculari ed ovviamente si dovrà tenere conto delle disposizioni in materia di controllo del lavoro dei dipendenti ed ottemperare alla relativa disciplina qualora nella finalità di tutela dei beni scolastici si incorra anche nella videosorveglianza dei dipendenti della scuola. Di contro l’installazione delle telecamere all’esterno dell’edificio scolastico è consentita solo ed esclusivamente nelle aree perimetrali dell’edificio interessate ad esclusione delle aree non pertinenti l’edificio scolastico. In ogni caso, l’installazione delle telecamere va sempre segnalata con appositi cartelli visibili anche di notte con l’indicazione dell’informativa e della base giuridica del trattamento. Per ciò che concerno gli asili e le scuole per l’infanzia si devono applicare le medesime considerazioni sopra effettuate stante che allo stato attuale vi è in Parlamento un progetto di revisione della disciplina sull’utilizzo degli strumenti di videosorveglianza negli Istituti scolastici.

Sovente nelle scuole si verificano altresì richieste di compilazioni di questionari da sottoporre agli alunni per motivi di ricerca. Questa raccolta è consentita purché sia stata fornita adeguata informazione agli studenti o alle loro famiglie sulle modalità del trattamento dei dati personali e con la ulteriore condizione che siano lasciati liberi di aderire o meno alla iniziativa.     

Lì, 26.05.2023