Ministero della Cultura
Direzione Generale Archivi
Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Calabria
Via Lia Casalotto – 89122 Reggio Calabria
PEO: sab-cal@cultura.gov.it PEC: sab-cal@pec.cultura.gov.it
e p.c. Ministero dell’Istruzione e del Merito
Ufficio Scolastico Regionale per la Calabria
PEO: drcal@postacert.istruzione.it
Oggetto: Richiesta di proroga dell’iter ispettivo (art. 19 del D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42) e supporto tecnico formativo per la gestione degli archivi.
Egregi Responsabili,
la sottoscritta Associazione Anquap (Associazione Nazionale Quadri Amministrazioni Pubbliche) in persona della Presidente Provinciale Anquap RC Giuseppina Malara, in qualità di rappresentante delle istituzioni scolastiche della provincia di Reggio Calabria, desidera innanzitutto affermare la ferma volontà di rispettare e adeguarsi alle normative vigenti in materia di gestione e conservazione degli archivi, consapevole dell’importanza di tutelare il patrimonio documentale e i diritti dell’istituzione, del personale, degli allievi e dei cittadini.
Tuttavia, ritengo necessario evidenziare alcune criticità connesse all’attuale contesto organizzativo:
- Elevato carico di lavoro e scadenze multiple:
Le segreterie scolastiche sono attualmente gravate da numerosi adempimenti ordinari che, di per sé, richiedono un impegno costante. Tra questi ricordiamo, a titolo esemplificativo:
- Programma Annuale: documento contabile e gestionale che definisce la pianificazione finanziaria delle istituzioni scolastiche per l'anno di riferimento, includendo la previsione delle entrate e delle spese in funzione degli obiettivi didattici, formativi e amministrativi, nel rispetto delle normative vigenti.
- Conto Consuntivo: documento contabile che certifica e rendiconta la gestione finanziaria dell’istituzione scolastica al termine dell’esercizio annuale precedente, attestando l’utilizzo delle risorse rispetto al Programma Annuale e garantendo trasparenza e conformità alle normative vigenti.
- Pensionamenti: gestione delle pratiche di cessazione dal servizio del personale scolastico, comprese le procedure di dimissioni, il calcolo e l’aggiornamento delle posizioni previdenziali, l’inoltro delle richieste all’INPS e la verifica dei requisiti per il trattamento pensionistico.
- Implementazione Passweb: piattaforma INPS utilizzata per la gestione e l’aggiornamento delle posizioni previdenziali del personale scolastico, fondamentale per la corretta elaborazione delle pratiche di pensionamento e liquidazione del trattamento di quiescenza.
- Adempimenti fiscali: gestione delle obbligazioni tributarie e amministrative dell’istituzione scolastica, tra cui la predisposizione e l’invio delle Certificazioni Uniche (CU) per il personale, il versamento delle ritenute fiscali, il rispetto degli obblighi contributivi.
- Organizzazione viaggi d’istruzione: pianificazione e gestione delle uscite didattiche e dei viaggi d’istruzione, comprensiva della predisposizione degli atti amministrativi, della selezione dei fornitori tramite procedure di gara, della verifica dei requisiti di sicurezza e assicurativi, nonché del coordinamento logistico e della gestione delle autorizzazioni per studenti e personale accompagnatore.
- Oltre le procedure ordinarie – Ulteriori oneri e aumento del carico di lavoro:
Le istituzioni scolastiche, oltre a gestire quanto sopra elencato, sono attualmente chiamate ad affrontare ulteriori oneri che esulano dalle procedure standard, con un impatto significativo sul carico di lavoro. In particolare, esse devono farsi carico della progettazione, dell’implementazione e del monitoraggio dei progetti finanziati dal PNRR – un compito che richiede ingenti risorse organizzative e amministrative, aggravando ulteriormente la pressione quotidiana sulle segreterie.
- Insufficiente formazione specifica:
Altra problematica che riteniamo utile mettere in luce è la totale mancanza di una formazione sistematica e mirata per il personale incaricato della gestione degli archivi documentali, elemento imprescindibile per il raggiungimento dell’obiettivo comune citato in premessa: tutelare il patrimonio documentale e i diritti dell’istituzione, del personale, degli allievi e dei cittadini. Le sottoscritte associazioni sindacali si impegnano a organizzare e coordinare eventuali corsi formativi, affinché il personale possa acquisire le competenze tecniche necessarie. A tal fine, riteniamo fondamentale il supporto della Soprintendenza, mettendo a disposizione esperti formatori in linea con quanto indicato nella Vostra comunicazione, secondo cui la Soprintendenza “svolge anche funzioni di consulenza tecnica”.
Alla luce di quanto esposto, la sottoscritta associazione richiede cortesemente:
- Proroga dell’iter ispettivo: Al fine di consentire alle istituzioni scolastiche il tempo necessario per riorganizzarsi, formarsi e predisporre gli archivi in conformità alle normative, si chiede una dilazione dei tempi previsti per l’avvio delle visite ispettive, da concludersi entro dicembre 2025.
- Supporto tecnico formativo: Nell’ambito delle funzioni di consulenza tecnica da Voi indicate, si richiede la messa a disposizione di esperti formatori che possano collaborare con l’associazione sindacale scrivente – la quale si farà carico dell’organizzazione dei corsi per tutti i colleghi della Provincia di RC in una o più giornate formative individuando una location su RC – per garantire una formazione adeguata al personale incaricato della gestione degli archivi.
Sono certa che la presente richiesta, finalizzata a instaurare una collaborazione costruttiva e orientata al raggiungimento degli obiettivi comuni di tutela e valorizzazione del patrimonio documentale, verrà accolta favorevolmente. Resto a disposizione per un incontro o per ulteriori chiarimenti, auspicando di poter definire congiuntamente le modalità organizzative più idonee.
RingraziandoVi per l’attenzione e la collaborazione, porgo cordiali saluti.
Lì, 14.02.2025
F.to Giuseppina Malara
Presidente Provinciale ANQUAP - RC
(Mobile 3470340414)
